MX records
Als je een Sender Domain configureert, dan toont het dashboard een lijst van DNS records die je moet aanmaken. Dit zijn meestal aliassen (CNAME records) die verwijzen naar records op de DNS servers van Copernica. Eén van de deze records is echter geen CNAME record, maar een MX record. Dit MX record moet je aanmaken zodat Copernica de bounces en out-of-office replies van je mailings kan verwerken. Door het geadviseerde DNS record aan te maken zorg je dat zulke bounces daadwerkelijk bij Copernica terecht komen.
Envelope adressen
Om te begrijpen waarom je een MX record moet aanmaken, moeten we eigenlijk twee dingen uitleggen. Namelijk ten eerste wat een envelope adres is en wat dat te maken heeft met bounces en out-of-office replies, en ten tweede hoe een MX record eigenlijk wordt gebruikt. We beginnen bij het begin: bij het envelope adress.
Een e-mail heeft over het algemeen twee verschillende afzenderadressen: het gewone from adres dat je ziet in je e-mailprogramma, en een apart envelope adres. Dit envelope address is een soort "onzichtbaar" adres, dat kan afwijken van het gewone afzenderadres. Dit "onzichtbare" envelope adres wordt normaal gesproken niet getoond aan ontvangers, maar wordt wel gebruikt door servers onderling. Als servers onderling berichten naar elkaar versturen, zoals bij bounces en out-of-office replies gebeurt, dan gebruiken de servers daarvoor niet het gewone afzenderadres, maar het envelope address.
Als je een mailing met Copernica verstuurt dan stellen we daarom een envelope adres in. De mailing heeft weliswaar een gewoon from adres (bijvoorbeeld info@bedrijfsnaam.nl), maar voor elke geadresseerde ook een uniek envelope adres (zoals ui2ad8f9@feedback.bedrijfsnaam.nl). Voor het apenstaartje staat een code die voor elk bericht dat we versturen uniek is. Als iemand een bericht naar dit e-mailadres stuurt, dan kunnen wij deze bounce makkelijk linken aan het oorspronkelijke bericht.
Kortom, elk bericht dat Copernica namens jou verstuurt krijgt een uniek envelope adres. Als er een bounce wordt gestuurd, komt die bounce bij dit unieke e-mailadres terecht en kunnen wij de bounce makkelijk linken aan het oorspronkelijk verstuurde bericht. Wij weten dan precies welk bericht niet goed kon worden afgeleverd.
Werking van MX records
Nu je bekend met de werking van het envelope adres kunnen we uitleggen waar een MX record voor bedoeld is. E-mailberichten (en dus ook bounces) worden verstuurd naar e-mailadressen. Maar computers werken onderling niet met e-mailadressen, maar met IP adressen. Om een e-mail te kunnen versturen moet het e-mailadres daarom op de een of andere wijze worden geconverteerd naar een IP adres. Pas als er een IP adres is, kan een e-mail worden afgeleverd. Om een e-mailadres te converteren naar een IP adres wordt gebruik gemaakt van MX records.
Een MX record is een DNS instelling waarmee je opgeeft naar welke mailserver inkomende e-mailberichten moeten worden verstuurd. Een computerprogramma dat een mail probeert af te leveren vraagt dit MX record op om het e-mailadres om te zetten naar een IP adres en de mail kan worden verstuurd.
Het envelope adres dat we gebruiken voor mailings gebruikt een speciaal subdomain van je hoofddomain (zoals feedback.bedrijfsnaan.nl). Om de bounces te kunnen afleveren moet voor dit subdomain een MX record bestaan. Als in dit MX record bovendien staat dat de berichten naar Copernica moet worden verstuurd, dan komen alle bounces bij ons terecht. En dat is precies de bedoeling, en daarom moet je een MX record aanmaken waarin het adres van onze mailserver staat.
Kun je geen MX records aanmaken?
Sommige DNS providers, waaronder bepaalde Microsoftdiensten, staan het niet toe om MX records aan te maken. Als je bij een dergelijke dienst je domeinnaam hebt ondergebracht, dan kun je dus niet zomaar de instructies van het Copernica dashboard opvolgen en de MX records aanmaken. Er is hier gelukkig een workaround voor.
Als het Copernica dashboard je adviseert om een MX record aan te maken, dan kun je daarvoor in de plaats ook een CNAME record aanmaken, en wel volgens het volgende schema:
<table>
<tr>
<td><strong>Geadviseerd MX record</strong></td>
<td><strong>CNAME record dat ook werkt</strong></td>
</tr>
<tr>
<td>MX 0 ms.copernica.com</td>
<td>CNAME feedback.copernica.com</td>
</tr>
<tr>
<td>MX 0 mail.smtpeter.com</td>
<td>CNAME smtpeter.com</td>
</tr>
</table>In bovenstaande tabel kun je in de linkerkolom opzoeken welk advies het dashboard je geeft, en in de rechterkolom welk CNAME record je daarvoor in de plaats ook zou kunnen gebruiken. Kortom, als het dashboard je adviseert om een MX record voor "feedback.jouwdomein.nl" aan te maken met de waarde "0 ms.copernica.com", dan kun je dus ook een CNAME record aanmaken voor "feedback.jouwdomein.nl" met de waarde "feedback.copernica.com".