Fair Use Policy

Om ervoor te zorgen dat iedereen optimaal gebruik kan maken van Copernica Marketing Software, hanteren wij een fair use policy. Dit houdt in dat gebruikers niet voor excessief en onnodig dataverkeer mogen zorgen. Bij herhaalde schending van deze fair use policy houdt Copernica BV zich het recht voor de in overtreding zijnde gebruiker de toegang tot zijn of haar account te ontzeggen.

Door excessief dataverkeer te generen zorg je voor een onnodige belasting op onze servers. Hierdoor zorg je niet alleen voor een verminderde prestatie van je eigen account, maar ook voor een slechtere performance voor al onze gebruikers. We vragen je daarom verantwoord om te gaan met onze software.

Om je hierbij te ondersteunen is er een aantal richtlijnen:

Backups & kopieën zijn overbodig

Copernica maakt backups van alle databases. Sla dus geen databasebackups en/of -kopieën op in je Copernica-account. Dit zorgt voor onnodige dataopslag.

Verwijder overbodige data

Om de prestaties van je eigen account te verhogen, en de belasting op onze servers te verminderen, verzoeken we je geen overbodige informatie in je account op te slaan en je database(s) regelmatig op te schonen. Een aantal tips:

Verwijder selecties die je niet gebruikt (je hebt altijd weer de mogelijkheid deze opnieuw aan te maken. Bij het verwijderen van selecties gaan er geen databasegegevens verloren)
Verwijder dubbele databases
Verwijder databases die je niet meer gebruikt
Verwijder verouderde informatie uit databases

Maak geen onnodige exports

Exporteer alleen data indien dit echt nodig is. Een dagelijkse export draaien is bijvoorbeeld weinig zinvol als er maar een keer in de week veranderingen plaatsvinden in je database.

We verzoeken om grote im- en exports in te roosteren buiten kantoortijden.

Verbeter je imports

Bij het importeren van gegevens hoef je niet je gehele database te overschrijven, je kunt de velden die zijn gewijzigd en/of toegevoegd bijwerken:

Ga in Copernica naar 'Profielen'
Selecteer onder ‘Huidige weergave’ ‘Gegevens importeren/exporteren’
Kies 'Import'
Geef de locatie van het bestand dat je wilt importeren
Ga naar de tab ‘Instelling’
Kies bij ‘Type’ ‘zoek naar matches op basis van sleutelvelden’
Selecteer bij ‘Matches’ ‘gevonden (sub)profielen bijwerken’
Kies bij ‘Niet-matches’ voor ‘ontbrekende subprofielen aanmaken’
Start je import

Overigens is het nog makkelijker om het synchroniseren automatisch te laten verlopen door gebruik te maken van onze SOAP API .

We verzoeken om grote im- en exports in te roosteren voor buiten kantoortijden.

Selecties op basis van ongeldige e-mailadressen

In het belang van je %deliverability is het essentieel dat je ongeldige e-mailadressen die bounces opleveren geen e-mailings meer stuurt.

Dit kun je instellen door een selectieregel toe te passen die kijkt of een profiel in het verleden een foutmelding heeft veroorzaakt. Dit is echter een niet aan te raden methode.

Hetzelfde resultaat kan met veel minder belasting ook bereikt worden door het instellen van een opvolgactie. Met een opvolgactie in een document geef je de opdracht om bij een type foutmelding de waarde van een veld in het profiel aan te passen.

Vervolgens kun je een selectie maken waarin je profielen met een bepaalde waarde in een veld uitzondert. Een selectie op een veldwaarde is namelijk veel minder zwaar dan een selectie op basis van een resultaat uit het verleden.

Lees meer over opvolgacties

Selecties verfijnen

Stel dat je een database hebt met dagbladabonnees. Daarin heb je een selectie aangemaakt waar iedereen met een halfjaarabonnement staat. Nu wil je de abonnees van wie het abonnement afloopt een mail sturen met een aanbieding hun abonnement te verlengen.

De verkeerde manier
Je kunt dat doen door een subselectie aan te maken onder de selectie ‘halfjaarabonnees’ met als aanvullend criterium : iedereen van wie het abonnement vijf maanden geleden aanving.

Dit is een niet aan te raden methode. Om een mail te versturen aan deze profielen moeten namelijk twee selecties worden opgebouwd: die van de halfjaarabonnees en vervolgens die van wie het abonnement vijf maanden geleden inging.

De juiste manier
Een efficiëntere manier is door een nieuwe selectie aan te maken met twee criteria:

Profielen bij wie de waarde van het databaseveld ‘halfjaarabonnement’ op ja staat.
Profielen bij wie de ingangsdatum op vijf maanden geleden ligt.

Omdat je in dit geval geen gebruik maakt van subselecties, hoeft er bij het verzenden op deze manier maar één selectie te worden opgebouwd.

Indexeren van velden

Zorg ervoor dat alle velden die je aanroept in selecties geïndexeerd zijn. Het indexeren van velden versnelt het zoeken binnen je database en het opbouwen van selecties en miniselecties. Bovendien zorgt het voor minder belasting op onze servers

Een veld indexeren kan als volgt:

Log in op Copernica en ga naar ‘Profielen’
Selecteer de database waarvan je velden wil indexeren
Klik op ‘Databasebeheer’ -> ‘Databasevelden wijzigen’
Selecteer het veld dat je wilt indexeren
Vink ‘Dit veld wordt geïndexeerd’ aan
Klik op ‘opslaan’

Let op: je kunt maximaal 64 velden indexeren. Het is niet mogelijk om grote velden (tekstvelden die een groot aantal tekens kunnen bevatten) te indexeren.

Trage statistieken?

Verzend jij op regelmatige basis grote e-mailings en merk je dat het langer duurt tot je statistieken beschikbaar zijn? Neem dan contact op met onze support afdeling . Onze medewerkers helpen je graag je database op te schonen. Wij kunnen je helpen verouderde statistieken te verwijderen waardoor je account weer een stuk sneller wordt.