Importeren van profielgegevens

Er zijn verschillende manieren om nieuwe gegevens in te voeren of te importeren. Zo kun je profielen niet alleen met de hand toevoegen, maar kun je ze ook aanmaken of bewerken met de API, of importeren vanuit een CSV- of TXT-bestand (dit zijn bestanden die je onder meer in spreadsheetprogramma's kunt maken).

Het importeren van CSV- of TXT-bestanden is krachtig en kan ook worden gebruikt voor gelaagde databases met collecties en subprofielen. Ook kun je periodieke imports maken die automatisch worden herhaald.

Importbestand voorbereiden

Het bestand dat je wilt importeren moet aan een specifiek formaat voldoen. Het moet een tab-, komma of puntkommagescheiden bestand zijn, waarvan de bovenste regel de kolommen (de veldnamen) bevat die je gaat importeren. Het bestand moet een UTF-8 encoding hebben en wij raden het aan om quotes om veldwaardes te plaatsen. Hieronder geven we een voorbeeld van hoe dit bestand eruit kan zien.

Voornaam,Achternaam,Email,Stad,Telefoonnummer
'Jan','de Jong','jan.dejong@voorbeeld.nl','Amersfoort','0612456631'
'Roos','Schippers','roos.schippers@voorbeeld.nl','Groningen','0612222444'

Deze bestanden kunnen in bijna alle spreadsheetprogramma's gegenereerd worden.

Instellen van de import

Klik op de database of collectie waar de import gestart voor dient te worden. Klik op Imports in de toolbar om een nieuwe import aan te maken. Upload het bestand en kies het juiste scheidingsteken.

Importkolommen toewijzen

Nadat je een bestand hebt geüpload, moet je de kolommen koppelen. Als het systeem overeenkomstige namen vindt, zullen die kolommen en velden automatisch gekoppeld worden. De overige kolommen kun je handmatig koppelen. Meestal spreekt deze koppeling voor zich: het veld "Voornaam" in het importbestand koppel je aan het veld "Voornaam" in de database. Als het benodigde veld nog niet aanwezig is in de database, kun je die ter plekke laten aanmaken.

Configureer importinstellingen

Standaard staan de importinstellingen op geen matches zoeken, altijd nieuwe (sub)profielen aanmaken. Bij deze optie worden (sub)profielen altijd aangemaakt, ondanks dat het (sub)profiel misschien al bestaat. Als je wilt dat bestaande profielen worden bijgewerkt en profielen die nog niet in je database staan worden toegevoegd kun je gebruik maken van de optie Zoek naar matches op basis van sleutelvelden. Sleutelvelden worden gebruikt om te zoeken binnen alle profielen in je database. Je kunt vervolgens bij 'Matches' aangeven of de gevonden (sub)profielen wel of niet bijgewerkt moet worden of dat deze verwijderd moeten worden. Het maximum wat je hier aan kunt geven is het aantal gevonden (sub)profielen die gewijzigd/verwijderd moeten worden. Het kan namelijk voorkomen dat het e-mailadres jan.dejong@voorbeeld.nl drie keer in de database voorkomt. Als je deze allen wilt aanpassen zal het maximum op 3 moeten worden gezet.

Onder 'Niet-Matches' kun je aangeven of de ontbrekende (sub)profielen, waarvan op basis van het sleutelveld geen profiel is gevonden in de database, moeten worden aangemaakt of dat deze niet moeten worden toegevoegd. Tot slot is het mogelijk om de huidige waardes in het profiel niet te overschrijven met lege velden in het import bestand.

Voorbeeld:
In de meeste gevallen wordt het veld waar het e-mailadres in staat gekozen als sleutelveld. Met het voorbeeld van hierboven zal dit het veld 'Email' zijn. Bij het uitvoeren van de import wordt vervolgens gekeken of jan.dejong@voorbeeld.nl al in de database staat. Als dit het geval is, dan wordt dit profiel aangepast op basis van de opgegeven instellingen.

Instellingen

Onder het tabblad 'Instelling' is het mogelijk om een aantal instellingen op te geven voor de import. Hieronder vind je per optie een korte uitleg:

Subprofielen importeren

Je kunt ook imports in gelaagde databases (databases met subprofielen) doen. In de header van het bestand geef je met een punt als scheidingsteken aan dat een kolom voor subprofielen wordt gebruikt. Als je een dierenwinkel hebt met een database met klanten en bij elke klant een collectie van huisdieren, dan zou je het volgende bestand kunnen uploaden:

Voornaam,Achternaam,Stad,Dieren.Naam,Dieren.Type
'Jan','Bakker','Apeldoorn','Blacky','Hond'
'Jan','Bakker','Apeldoorn','Minoes','Kat'

Zoals je ziet wordt "Jan Bakker" twee keer genoemd. Dit moet je doen, omdat Jan twee huisdieren heeft en elk huisdier (elke subprofiel dus) op een aparte regel moet staan. De profieldata ("Jan Bakker") wordt herhaald om aan te geven dat de twee dieren bij hetzelfde profiel horen. Let wel op dat je goed de sleutelvelden instelt (ook als je alleen maar nieuwe profielen wilt toevoegen), omdat Copernica anders niet herkent dat de twee "Jan Bakker"-regels bij elkaar horen.

Let op: als je een import gebruikt om subprofielen te updaten, zal je ook een sleutelveld moeten toevoegen op de database.

Periodieke imports

Je kunt de importmodule ook gebruiken voor periodieke imports. Je moet dan geen bestand uploaden, maar het adres (de URL) van een bestand opgeven. Copernica zal dan periodiek jouw importbestand van het opgegeven adres downloaden en importeren. Dit kan over het FTP-protocol, maar de beveiligde varianten SFTP en FTPS worden beide ook ondersteund.

Voor de rest zijn de importinstellingen voor periodieke imports gelijk aan de instellingen bij geüploade bestanden. Ook hier kun je kolommen koppelen en sleutelvelden opgeven. Het enige verschil is dat je een interval-optie te zien krijgt waarbij je kunt instellen hoeveel tijd er tussen twee imports moet zitten.

Verkeerde import terugdraaien

Als je iets verkeerd doet, kun je zomaar je hele database overschrijven met verkeerde gegevens. Goed opletten dus. Als het toch verkeerd is gegaan, kun je dit met het volgende stappenplan herstellen:

Na een verkeerde import kun je een selectie aanmaken waarin je alle nieuwe profielen opneemt. Je maakt hiervoor een selectie met een conditie van het type "check op wijzigingen". Als type verandering kies je voor "het profiel is aangemaakt" waarbij je de periode instelt waarin de import heeft plaatsgevonden. Als de selectie klaar is met opbouwen kun je alle profielen in deze selectie verwijderen via Configuratie > Profielen verwijderen.

Zijn er door de import bestaande profielen verkeerd gewijzigd? Het terughalen van profieldata kan alleen per individueel profiel met de rollback functie. Eventueel kun je Copernica vragen om een back-up van de database terug te zetten. Hier zijn wel kosten aan verbonden.