Importeren van profielgegevens

Er zijn verschillende manieren om nieuwe gegevens in te voeren of te importeren. Zo kun je profielen niet alleen met de hand toevoegen, maar kun je ze ook aanmaken of bewerken met de API, of importeren vanuit een CSV- of TSV-bestand (dit zijn bestanden die je onder meer in spreadsheetprogramma's kunt maken).

Het importeren van CSV- of TSV-bestanden is krachtig en kan ook worden gebruikt voor gelaagde databases met collecties en subprofielen. Ook kun je periodieke imports maken die automatisch worden herhaald.

Importbestand voorbereiden

Het bestand dat je wilt importeren moet aan een specifiek formaat voldoen. Het moet een tab- of kommagescheiden bestand zijn, waarvan de bovenste regel de kolommen (de veldnamen) bevat die je gaat importeren. Het bestand moet een UTF-8 encoding hebben en wij raden het aan om quotes om veldwaardes te plaatsen. Hieronder geven we een voorbeeld van hoe dit bestand eruit kan zien.

Voornaam,Achternaam,Stad,Telefoonnummer
'Jan','de Jong','Amersfoort','0612456631'
'Roos','Schippers','Groningen','0612222444'

Deze bestanden kunnen in bijna alle spreadsheetprogramma's gegenereerd worden.

Kolommen koppelen

Nadat je een bestand hebt geüpload, moet je de kolommen koppelen. Als het systeem overeenkomstige namen vindt, zullen die kolommen en velden automatisch gekoppeld worden. De overige kolommen kun je handmatig koppelen. Meestal spreekt deze koppeling voor zich: het veld "Voornaam" in het importbestand koppel je aan het veld "Voornaam" in de database. Als het benodigde veld nog niet aanwezig is in de database, kun je die ter plekke laten aanmaken.

Je kunt tijdens het koppelen van de kolommen ook sleutelvelden instellen. Sleutelvelden zijn de velden die Copernica gebruikt om regels uit je importbestand te koppelen aan profielen in de database wanneer je een profiel updatet. Als er geen match is, kun je instellen dat er een nieuw profiel moet worden aangemaakt.

Subprofielen importeren

Je kunt ook imports in gelaagde databases (databases met subprofielen) doen. In de header van het bestand geef je met een punt als scheidingsteken aan dat een kolom voor subprofielen wordt gebruikt. Als je een dierenwinkel hebt met een database met klanten en bij elke klant een collectie van huisdieren, dan zou je het volgende bestand kunnen uploaden:

Voornaam,Achternaam,Stad,Dieren.Naam,Dieren.Type
'Jan','Bakker','Apeldoorn','Blacky','Hond'
'Jan','Bakker','Apeldoorn','Minoes','Kat'

Zoals je ziet wordt "Jan Bakker" twee keer genoemd. Dit moet je doen, omdat Jan twee huisdieren heeft en elk huisdier (elke subprofiel dus) op een aparte regel moet staan. De profieldata ("Jan Bakker") wordt herhaald om aan te geven dat de twee dieren bij hetzelfde profiel horen. Let wel op dat je goed de sleutelvelden instelt (ook als je alleen maar nieuwe profielen wilt toevoegen), omdat Copernica anders niet herkent dat de twee "Jan Bakker"-regels bij elkaar horen.

Let op: als je een import gebruikt om subprofielen te updaten, zal je ook een sleutelveld moeten toevoegen om

Periodieke imports

Je kunt de importmodule ook gebruiken voor periodieke imports. Je moet dan geen bestand uploaden, maar het adres (de URL) van een bestand opgeven. Copernica zal dan periodiek jouw importbestand van het opgegeven adres downloaden en importeren. Dit kan over het FTP-protocol, maar de beveiligde varianten SFTP en FTPS worden beide ook ondersteund.

Voor de rest zijn de importinstellingen voor periodieke imports gelijk aan de instellingen bij geüploade bestanden. Ook hier kun je kolommen koppelen en sleutelvelden opgeven. Het enige verschil is dat er een extra tabblad "interval" beschikbaar is om in te stellen hoeveel tijd er tussen twee imports moet zitten.

Converteren van datumnotatie

De datumnotatie in Copernica is de JJJJ-MM-DD uu:mm:ss. Dit is een handige notatie, omdat datums hierdoor makkelijk zijn te sorteren. Let wel op dat je dezelfde notatie gebruikt in je invoerbestand en dat je in je importbestand niet per ongeluk datums in DD-MM-JJ notaties hebt staan.

De importmodule heeft een optie om datums die in de verkeerde volgorde staan automatisch te converteren zodat ze toch goed in Copernica komen te staan. Dit is echter wel foutgevoelig: de datum 03-09-1980 kan immers zowel worden geïnterpreteerd als 9 maart 1980 en als 3 september 1980. Ongeldige datums worden genegeerd en als leeg bestand opgeslagen. Lege datumvelden mogen echter niet bestaan in datumvelden, dus worden ze automatisch omgezet naar 0000-00-00 (00:00:00).

Verkeerde import terugdraaien

Als je iets verkeerd doet, kun je zomaar je hele database overschrijven met verkeerde gegevens. Goed opletten dus. Als het toch verkeerd is gegaan, kun je dit met het volgende stappenplan herstellen:

Na een verkeerde import kun je een selectie aanmaken waarin je alle nieuwe profielen opneemt. Je maakt hiervoor een selectie met een conditie van het type "check op wijzigingen". Als type verandering kies je voor "het profiel is aangemaakt" waarbij je de periode instelt waarin de import heeft plaatsgevonden. Als de selectie klaar is met opbouwen kun je alle profielen in deze selectie verwijderen via de optie "wijzigen/verwijderen meerdere profielen".

Zijn er door de import bestaande profielen verkeerd gewijzigd? Het terughalen van profieldata kan alleen per individueel profiel met de rollback functie. Eventueel kun je Copernica vragen om een back-up van de database terug te zetten. Hier zijn wel kosten aan verbonden.

Importeren in de Marketing Suite

Klik op de database of collectie waar de import gestart voor dient te worden. Klik op het tandwiel rechtsboven > Importeren > Nieuwe import aanmaken. Geef de import een naam, kies het juiste scheidingsteken en upload het bestand. Kies vervolgens de juiste opties zoals hierboven beschreven.

Importeren in de Publisher

Om een bestand te importeren dien je eerst een database te selecteren onder Profielen. Je kunt daarna onder Huidige weergave de optie vinden om te exporteren of importeren.

Meer informatie

Je database zal nu correct zijn toegevoegd aan Copernica. Nu zal je wellicht deze willen restricteren voor bepaarde gebruikers of data moeten filteren. Zie hierover meer in de volgende artikelen: